Перенос почты с Яндекс 360 и Яндекс Почты

Статья подходит для двух случаев: почта вашего домена работала в Яндекс 360 для бизнеса, или сотрудники пользовались личными ящиками на Яндексе и теперь переходят на адреса компании. Порядок одинаковый, отличается только последний шаг со сменой записей DNS.

План переноса

1. Подключить домен к x-mail.ru и создать ящики, не трогая MX.
2. Для каждого ящика Яндекса включить доступ по IMAP и создать пароль приложения.
3. Запустить перенос в кабинете и дождаться первого прохода.
4. Сменить записи MX и SPF, если домен был подключён к Яндекс 360.
5. Запустить повторный проход и завершить задания.

Старая почта работает на всех шагах. После смены MX новые письма постепенно начинают приходить к нам, а то, что за это время придёт в Яндекс, заберёт повторный проход.

Шаг 1. Подключите домен и создайте ящики

Войдите в кабинет, добавьте домен и подтвердите владение записью TXT xmail-verify=...: так MX можно не менять до конца переноса. Затем создайте ящики: если домен был подключён к Яндекс 360, с теми же адресами, что были там, а если сотрудники переходят с личных ящиков, с новыми адресами на домене компании. Общие адреса заведите во вкладке Алиасы и группы. Пошагово: как создать корпоративную почту.

Заранее посмотрите, сколько места занимает почта в Яндексе. Перенесённые письма считаются в объём домена, на бесплатном тарифе это 5 ГБ на все ящики. Старые рассылки и письма с тяжёлыми вложениями проще удалить до переноса.

Шаг 2. Включите IMAP в Яндекс Почте

Откройте Яндекс Почту нужного ящика, затем настройки и раздел Почтовые программы. Включите доступ к почте по протоколу IMAP с сервера imap.yandex.ru и, если есть такая отметка, вход по паролям приложений. Без этого мастер не сможет подключиться к ящику.

Яндекс время от времени меняет названия пунктов меню. Если что-то выглядит иначе, ищите в настройках почты раздел про почтовые программы или доступ по IMAP.

Шаг 3. Создайте пароль приложения

Обычный пароль от аккаунта Яндекса по IMAP не подойдёт. Нужен пароль приложения:

1. Откройте Яндекс ID этого ящика.
2. Перейдите в раздел Безопасность, затем Пароли приложений.
3. Выберите тип Почта, назовите пароль, например «перенос», и создайте его.
4. Скопируйте пароль: Яндекс покажет его один раз.

Для ящиков организации в Яндекс 360 для бизнеса пароли приложений иногда отключает администратор организации. Если пункта нет, попросите администратора разрешить их на время переезда.

Шаг 4. Запустите перенос в кабинете

1. На странице домена откройте вкладку Перенос почты, блок Новый перенос.
2. В источнике выберите Яндекс: адрес сервера imap.yandex.ru подставится сам.
3. Введите логин ящика-источника, то есть полный адрес ящика в Яндексе, и пароль приложения.
4. Выберите ящик x-mail.ru, куда переносить письма, и нажмите Проверить и поставить в очередь.

Кабинет сначала проверит вход и сразу скажет, если пароль не подошёл. Затем задание встаёт в очередь и выполняется на сервере: компьютер держать включённым не нужно. Ход виден по каждой папке. Если ящиков много, задания удобно создать файлом CSV в блоке Перенос списком, они пойдут по очереди сами.

Переносятся все папки с их структурой, включая «Отправленные» и созданные вами, а также даты писем и отметки о прочтении и важности.

Шаг 5. Смените MX и SPF

Этот шаг нужен, если почта домена работала в Яндекс 360. Когда у всех заданий закончится первый проход, поменяйте записи домена:

• MX: замените записи Яндекса на mx.x-mail.ru с приоритетом 10;
• SPF: в записи TXT с v=spf1 замените include:_spf.yandex.net на include:spf.x-mail.ru, если через Яндекс больше ничего не отправляется;
• DKIM: добавьте запись xm1._domainkey с ключом из кабинета. Старую запись Яндекса mail._domainkey можно удалить после переезда.

Если домен делегирован на DNS-серверы Яндекса, записи правятся в Яндекс 360 для бизнеса, в разделе домена: инструкция «Записи DNS в Яндекс 360». Если Яндекс только принимал почту, а DNS у регистратора, правьте там.

Если сотрудники переходили с личных ящиков на Яндексе, менять в Яндексе ничего не нужно: вместо этого включите в старом ящике пересылку на новый адрес и сообщите контактам о смене адреса. Подробно: переезд на свой домен.

Шаг 6. Повторный проход и завершение

Через несколько часов после смены MX запустите в каждом задании повторный проход кнопкой Догрузить. Он перенесёт только то, что успело прийти в Яндекс, пока обновлялся DNS, и не создаст дублей. Через пару дней, когда новые письма в Яндекс перестанут приходить, завершите задания кнопкой Завершить.

Пароль Яндекса хранится у нас зашифрованным только до завершения или отмены задания, потом стирается. После этого удалите пароль приложения в Яндекс ID.

Сколько длится перенос

Скорость зависит от объёма ящика и от того, как быстро отдаёт письма сервер Яндекса. Небольшой ящик переносится за минуты, ящик с многолетней перепиской и вложениями может переноситься несколько часов. На сервере одновременно идёт ограниченное число переносов, остальные задания ждут в очереди и начинаются сами.

Пока идёт перенос, сотрудники спокойно работают в Яндексе: новые письма туда приходят, а повторный проход их догонит. Ход по каждой папке виден в кабинете, раскройте у задания список папок.

Что сказать сотрудникам

Для сотрудников переезд почти незаметен: адрес остаётся тем же, меняются только пароль и место, где открывать почту. Разошлите короткую памятку:

• новый пароль от ящика (сгенерированный в кабинете) и адрес веб-почты mail.x-mail.ru;
• на телефоне удалите учётную запись Яндекса для рабочего адреса и добавьте ящик заново как IMAP, для iPhone можно скачать профиль в кабинете: iPhone, Android;
• в Outlook или Thunderbird смените серверы на imap.x-mail.ru и smtp.x-mail.ru: параметры;
• подпись и фильтры перенесите вручную: в веб-почте x-mail.ru есть и то, и другое.

Лучше всего отправить памятку вечером перед сменой MX, чтобы утром все работали уже в новом месте.

Если что-то не получается

• Неверный логин или пароль. Нужен именно пароль приложения типа «Почта», и в настройках почты должен быть включён IMAP.
• Перенос остановился. Скорее всего, закончилось место в объёме домена. Удалите лишнее или перейдите на тариф больше, затем нажмите в задании Продолжить.
• Каких-то писем нет. Проверьте, закончился ли повторный проход, и не лежат ли письма в папке, которую вы не ожидали увидеть, например в «Архиве».

Общая инструкция по переносу с любых сервисов: справка. Чем отличается работа в разных почтовых программах после переезда: как выбрать программу.