Перенос почты с Mail.ru на свой домен

С Mail.ru на свой домен переезжают в двух ситуациях. Чаще всего сотрудники годами пользовались личными адресами на mail.ru, bk.ru или inbox.ru, и компания переходит на адреса со своим доменом. Реже домен компании уже был подключён к почте Mail.ru для бизнеса, и нужно сменить сервис. Перенос писем в обоих случаях одинаковый, а различия в конце статьи.

Шаг 1. Подготовьте ящики на своём домене

Подключите домен в кабинете x-mail.ru и создайте ящики сотрудников. Если домен был подключён к Mail.ru для бизнеса, подтвердите владение записью TXT xmail-verify=..., а MX пока не трогайте: почта должна работать на старом месте, пока идёт перенос. Как подключить домен: пошаговая инструкция.

Посмотрите размер старых ящиков. Почта на Mail.ru часто копится годами, и в ней много рассылок и уведомлений. Перенесённые письма займут место в объёме домена, на бесплатном тарифе это 5 ГБ на все ящики, поэтому ненужное лучше удалить заранее.

Как подготовить старый ящик

Личный ящик на Mail.ru за годы обрастает рассылками магазинов, уведомлениями соцсетей и письмами с тяжёлыми вложениями. Переносить всё это в рабочую почту незачем: оно займёт место и будет мешать поиску. За полчаса можно заметно уменьшить объём:

• найдите поиском письма от магазинов и сервисов, которые вам не нужны, и удалите их пачкой;
• отсортируйте письма по размеру или найдите письма с вложениями и удалите ненужные крупные;
• очистите «Корзину» и «Спам»: эти папки тоже переносятся, если в них что-то лежит;
• если в ящике смешаны личная и рабочая переписка, решите, что делать с личной, до переноса: мастер переносит все папки ящика.

Последний пункт особенно важен при переходе с личного адреса: рабочий ящик принадлежит компании, и личной переписке в нём не место. Если личного в ящике много, проще перенести рабочие письма в новый ящик вручную в почтовой программе, где подключены оба ящика.

Шаг 2. Разрешите доступ и создайте пароль для внешнего приложения

Мастер переноса подключается к старому ящику по IMAP, как почтовая программа. Для этого в ящике Mail.ru:

1. Откройте настройки почты и проверьте раздел о почтовых программах: доступ к ящику по протоколу IMAP должен быть разрешён.
2. Перейдите в раздел Безопасность, затем Пароли для внешних приложений.
3. Создайте новый пароль, назовите его, например, «перенос» и выберите доступ Чтение и удаление писем или полный доступ к почте.
4. Скопируйте пароль: его покажут один раз.

Названия пунктов в настройках Mail.ru иногда меняются. Если вы не нашли нужный пункт, ищите в разделе безопасности всё, что связано с паролями для приложений или почтовых программ.

Шаг 3. Запустите перенос

1. В кабинете на странице домена откройте вкладку Перенос почты, блок Новый перенос.
2. В источнике выберите Mail.ru: сервер imap.mail.ru подставится сам.
3. Логин: полный адрес старого ящика, например ivanov.company@mail.ru. Пароль: пароль для внешнего приложения.
4. Выберите ящик на своём домене, куда переносить письма, и нажмите Проверить и поставить в очередь.

Если логин или пароль не подошли, кабинет скажет об этом сразу. Дальше перенос идёт на сервере, компьютер держать включённым не нужно. Ход виден по каждой папке, а статус задания сменится на «Перенесено», когда первый проход закончится. Для нескольких сотрудников создайте задания по одному на ящик или списком из CSV в блоке Перенос списком.

Переносятся все папки с их структурой, даты писем и отметки о прочтении. Контакты и календарь по IMAP не переносятся: адресную книгу выгрузите из Mail.ru в файл отдельно.

Если это был личный ящик

Менять ничего в DNS не нужно: личный адрес на Mail.ru продолжит работать. Задача в том, чтобы собеседники постепенно перешли на новый адрес:

• в настройках старого ящика включите пересылку на новый адрес, если Mail.ru позволяет это для вашего ящика, или добавьте старый ящик в веб-почту x-mail.ru: туда можно добавить до 10 ящиков, включая ящики других сервисов;
• отвечайте на письма уже с нового адреса, чтобы он запомнился;
• смените адрес в подписи, на сайте, в карточках компании и во всех сервисах, где старый адрес служит логином.

Через несколько недель запустите в задании повторный проход кнопкой Догрузить, чтобы забрать то, что пришло на старый адрес, и завершите задание. Старый ящик не удаляйте: через него восстанавливают доступ к сервисам, где адрес забыли сменить. Полный порядок переезда: переезд почты на свой домен.

Если домен был подключён к почте Mail.ru для бизнеса

Когда первый проход закончится у всех ящиков, поменяйте записи домена там, где обслуживается его DNS:

• MX. Удалите записи, указывающие на серверы Mail.ru, и добавьте mx.x-mail.ru с приоритетом 10.
• SPF. В записи TXT с v=spf1 уберите ссылку на SPF Mail.ru и добавьте include:spf.x-mail.ru. Если через Mail.ru больше ничего не отправляется, старая ссылка не нужна. Запись SPF должна остаться одна.
• DKIM. Добавьте запись xm1._domainkey с ключом из кабинета. Старую запись DKIM Mail.ru можно удалить после переезда.

Через несколько часов после смены MX нажмите в каждом задании Догрузить: повторный проход перенесёт письма, пришедшие в Mail.ru, пока обновлялся DNS. Когда новые письма туда приходить перестанут, нажмите Завершить. Пароль старого ящика сотрётся, а пароль для внешнего приложения в Mail.ru можно удалить.

Где править записи у популярных регистраторов: REG.RU, RU-CENTER, Timeweb, Beget. Подробно о записи MX: статья про MX.

Телефоны и программы после переезда

На телефоне у сотрудников часто стоит приложение Mail.ru с рабочим адресом. Для нового ящика его не используйте: добавьте ящик на своём домене в стандартное приложение «Почта» на iPhone, в Gmail на Android или в другую программу с поддержкой IMAP. Для iPhone в кабинете можно скачать готовый профиль. Инструкции: iPhone и iPad, Android, все серверы и порты.

Если сотрудник и дальше пользуется личным ящиком на Mail.ru, пусть оставит его в приложении Mail.ru, а рабочий держит отдельно. Так личная и рабочая почта не перепутаются.

Частые ошибки

• «Неверный логин или пароль». Использован обычный пароль от Mail.ru вместо пароля для внешнего приложения, или доступ по IMAP в настройках выключен.
• Перенос приостановлен. Закончилось место в объёме домена. Освободите место или смените тариф и нажмите Продолжить.
• Письма пришли в старый ящик после переезда. Запустите повторный проход: он заберёт только новые письма, без дублей.