Подробные инструкции по настройке каждой программы есть в справке, здесь о другом: чем программы отличаются и что выбрать для разных сотрудников. Все варианты ниже работают с ящиками x-mail.ru на любом тарифе, включая бесплатный.
Сначала главное: IMAP или POP3
Почтовая программа может работать с ящиком двумя способами.
- IMAP. Письма и папки хранятся на сервере, программа показывает их и синхронизирует изменения. Прочитали письмо на телефоне, и на компьютере оно тоже прочитано. Удалили в веб-почте, и оно исчезло везде. Если компьютер сломался, почта не потеряна.
- POP3. Программа забирает письма с сервера к себе. Папки и отметки не синхронизируются, и если ящик открыт ещё где-то, письма там будут выглядеть по-другому. Если копии на сервере не оставлять, письма живут только на одном компьютере.
Для рабочей почты почти всегда нужен IMAP. POP3 имеет смысл, только если вы сознательно хотите хранить почту на одном компьютере и делаете его резервные копии. Оба протокола работают только с шифрованием: IMAP на порту 993, POP3 на 995.
Веб-почта: подходит всем
Веб-почта на mail.x-mail.ru открывается в браузере на любом компьютере и телефоне, ничего устанавливать не нужно. Вход по адресу и паролю ящика.
- До 10 ящиков в одном окне с быстрым переключением: личный ящик, ящик бухгалтерии, старый адрес на другом сервисе.
- Фильтры для раскладывания писем по папкам, автоответ, подпись и смена пароля своего ящика.
- Кнопки «Спам» и «Не спам», которые обучают фильтр.
Веб-почта хороша как основной инструмент для тех, кто работает с почтой немного или с разных компьютеров, и как запасной вариант для всех остальных. Подробнее: «Веб-почта».
Outlook: если в компании привыкли к нему
Microsoft Outlook для Windows подключается к ящику по IMAP. Он удобен тем, кто много работает с почтой за компьютером и привык к его интерфейсу. Что нужно знать заранее:
- протокол Exchange (ActiveSync) не поддерживается, поэтому календарь и контакты Outlook хранятся на компьютере и не синхронизируются через почтовый сервер;
- если у домена есть записи автонастройки, Outlook сам найдёт серверы по адресу ящика, иначе их вводят вручную;
- для отправки нужно включить авторизацию на сервере исходящей почты с теми же логином и паролем.
Инструкция: «Microsoft Outlook».
Thunderbird: бесплатно и без лишнего
Mozilla Thunderbird работает в Windows, macOS и Linux и сам находит настройки x-mail.ru по адресу ящика. Хороший выбор для офисных компьютеров, где не нужен Outlook: несколько ящиков в одном окне, фильтры, удобный поиск. Инструкция: «Thunderbird».
iPhone, iPad и Mac
Самый быстрый способ: в кабинете в разделе Почтовые программы выбрать ящик и скачать профиль конфигурации. После установки профиля приложение «Почта» настроится само, вводить серверы не нужно. Инструкции: «iPhone и iPad» и «Apple Mail на Mac».
Android
На Android подойдёт приложение Gmail, которое обычно уже установлено, или любое другое почтовое приложение с поддержкой IMAP. При добавлении аккаунта выбирайте «Другой» или «Личный (IMAP)», а не корпоративный Exchange. Инструкция: «Android».
1С и другие программы, которые отправляют письма
1С:Предприятие отправляет счета и акты через учётную запись почты. Удобно завести для этого ящик бухгалтерии и помнить о лимитах отправки: каждый получатель считается отдельным письмом. Инструкция: «Почта в 1С», о лимитах: «Лимиты отправки». То же касается сайта и CRM: почта для сайта.
Несколько ящиков в одной программе
Руководители и офис-менеджеры часто ведут несколько ящиков: свой, ящик бухгалтерии, старый личный адрес. Здесь есть два удобных пути.
- Веб-почта. До 10 ящиков в одной сессии, включая ящики других почтовых сервисов по IMAP. Счётчик непрочитанных общий, переключение без повторного входа. Ящики других сервисов отправляют письма через свои серверы.
- Программа на компьютере. Outlook, Thunderbird и Apple Mail показывают все подключённые ящики в одном списке папок. Каждый ящик добавляется отдельной учётной записью со своим логином и паролем.
Если ящики общие для нескольких людей, лучше не раздавать пароли, а сделать адрес группой: письма придут в личные ящики, и подключать отдельный ящик никому не нужно.
Работа без интернета и поиск
Программы на компьютере по IMAP хранят у себя копию писем, поэтому прочитать уже загруженную почту и написать черновик можно и без интернета: письмо уйдёт, когда связь появится. Веб-почта без интернета не работает, зато ей не нужно место на диске.
Если в ящике много лет переписки, программа на компьютере при первом подключении будет какое-то время загружать письма. Это нормально, дальше она синхронизирует только изменения.
Если телефон или ноутбук потерян
Почта по IMAP хранится на сервере, поэтому с потерей устройства письма не пропадают. Но на устройстве остаётся доступ к ящику. Смените пароль ящика в кабинете: все программы, подключённые со старым паролем, сразу отключатся. Подробнее о защите: как защитить рабочую почту.
Что кому подходит
| Кто | Что выбрать |
|---|---|
| Руководитель в разъездах | почта на телефоне по IMAP и веб-почта на любом компьютере |
| Менеджер продаж | Outlook или Thunderbird на рабочем компьютере, телефон по IMAP, отправка от sales@ |
| Бухгалтерия | почтовая программа на компьютере и учётная запись в 1С |
| Сотрудник, которому почта нужна изредка | только веб-почта |
| Тот, кто ведёт несколько ящиков | веб-почта с несколькими ящиками в одном окне или Thunderbird |
Общие адреса в программе
Письма на группы вроде sales@ приходят в личный ящик сотрудника, поэтому отдельно подключать их не нужно. Чтобы отвечать от общего адреса, администратор отмечает в кабинете «Получатели могут отправлять письма от этого адреса», а сотрудник добавляет этот адрес в программе как дополнительного отправителя. Логин и пароль для отправки остаются от личного ящика. Подробнее о схемах адресов: личные ящики, общие адреса и группы.
Что проверить после настройки
- Отправленное письмо появилось в папке «Отправленные» и в веб-почте тоже.
- Удалённое письмо уходит в «Корзину», а не исчезает сразу.
- В программе включено шифрование: SSL/TLS для IMAP и SMTP на 465 или STARTTLS на 587.
- Подпись в программе такая же, как в веб-почте.
Вопросы и ответы
Можно ли пользоваться одним ящиком и на телефоне, и на компьютере?
Да, если обе программы подключены по IMAP. Письма хранятся на сервере, и прочитанное на телефоне будет прочитанным и на компьютере. С POP3 так не получится: каждая программа забирает письма себе.
Работает ли Outlook с календарём и контактами?
Outlook подключается по IMAP и SMTP: почта, папки и отметки синхронизируются. Протокол Exchange (ActiveSync) не поддерживается, поэтому календарь и контакты Outlook хранит у себя на компьютере, а не на сервере почты.
Какие серверы указывать в программе?
Входящая почта IMAP: imap.x-mail.ru, порт 993, SSL/TLS. Исходящая SMTP: smtp.x-mail.ru, порт 465, SSL/TLS, или 587 с STARTTLS. Логин везде полный адрес ящика. Все параметры в справке: «Серверы и порты».
Как отвечать клиентам от общего адреса sales@ из своей программы?
Администратор разрешает отправку от имени группы или алиаса в кабинете, а в почтовой программе вы добавляете этот адрес как дополнительного отправителя. Логин для отправки остаётся своим.
Корпоративная почта на вашем домене. 5 ГБ на домен бесплатно и без срока, ящиков сколько нужно.
Подключить бесплатно