Как создать корпоративную почту на своём домене

Ниже весь путь от регистрации до первого письма с нового адреса. Названия кнопок и вкладок совпадают с кабинетом x-mail.ru, а записи DNS в любом почтовом сервисе устроены одинаково, поэтому общая логика пригодится и в других случаях.

Что понадобится

• Домен. Например company.ru. Подойдёт домен сайта: почта и сайт работают на одном домене независимо друг от друга. Если домена нет, о выборе имени есть отдельная статья.
• Доступ к записям DNS домена. Чаще всего это личный кабинет регистратора. Если домен обслуживает хостинг или Cloudflare, записи правят там. Если сайт делал подрядчик, доступ может быть у него.
• Список сотрудников и общих адресов. Кому нужен личный ящик и какие адреса будут знать клиенты, например info@ и sales@. Как это спланировать: сколько ящиков нужно компании.
• Полчаса времени и рабочая почта, на которую придёт код для входа.

Шаг 1. Войдите в кабинет

Откройте страницу входа, укажите свою почту и введите код из письма. Пароль для кабинета не нужен: при каждом входе приходит новый код. При первом входе создаётся аккаунт, и вы становитесь его владельцем. Позже в аккаунт можно пригласить коллег с правами на отдельные домены.

Почта, которую вы указываете при входе, может быть любой, в том числе личной: на неё приходят коды входа и уведомления о домене. Выбирайте адрес, к которому у вас точно сохранится доступ.

Шаг 2. Добавьте домен

В кабинете нажмите Добавить домен и введите имя домена без www и без https://, например company.ru. Кириллический домен вроде пример.рф тоже подойдёт. Сразу после добавления кабинет создаёт для домена ключ DKIM и показывает страницу домена с вкладкой Обзор и DNS, где перечислены все нужные записи.

Шаг 3. Добавьте записи DNS

Записи DNS сообщают остальному интернету, куда доставлять почту вашего домена и каким серверам можно отправлять письма от его имени. Откройте управление DNS у регистратора и добавьте:

Значения удобно копировать прямо из кабинета кнопкой Копировать, ключ DKIM нужно вставить целиком. Старые MX-записи удалите, когда будете готовы принимать почту у нас. Если у домена уже есть запись SPF, вторую не создавайте, а объедините их: кабинет покажет готовый вариант.

Владение доменом подтверждается либо записью MX, которая уже указывает на mx.x-mail.ru, либо отдельной записью TXT вида xmail-verify=.... Второй вариант удобен, если вы пока не готовы менять MX, потому что на старом сервисе остаются письма.

Где именно добавлять записи у популярных регистраторов: REG.RU, RU-CENTER, Timeweb, Beget, Cloudflare. Смысл каждой записи разобран в статьях про MX и про SPF, DKIM и DMARC.

Кабинет проверяет записи сам, пока домен не подключён. Чтобы не ждать, нажмите Проверить сейчас на странице домена. Если запись не находится через час, проверьте, туда ли вы её добавили: при делегировании домена на DNS хостинга записи у регистратора не действуют.

Шаг 4. Создайте ящики

Когда владение подтверждено, домен начинает работать на бесплатном тарифе: 5 ГБ на домен без срока. Откройте вкладку Ящики и нажмите Новый ящик.

• Адрес. Часть до @: латинские буквы, цифры, точка, дефис и подчёркивание. Удобные схемы: ivan@, i.petrov@ или petrov@. Выберите одну и придерживайтесь её для всех.
• Имя. Необязательно, но его видно в списке ящиков, а сотруднику так проще найти свой.
• Пароль. От 10 символов. Отметьте «Сгенерировать», и кабинет придумает надёжный пароль. Пароль показывается один раз, сразу передайте его сотруднику.

Если сотрудников много, нажмите Импорт из CSV и загрузите список: адрес, пароль (можно оставить пустым), имя. Импорт создаёт ящики целиком или не создаёт ни одного, если в какой-то строке ошибка, так что половины ящиков не останется. Подробнее: «Ящики и администраторы».

Шаг 5. Настройте общие адреса

Адреса для клиентов лучше делать не отдельными ящиками с общим паролем, а группами во вкладке Алиасы и группы. Группа sales@ доставляет каждое письмо всем выбранным сотрудникам. Отметьте «Получатели могут отправлять письма от этого адреса», и менеджеры смогут отвечать клиентам от sales@. Подробнее о схемах: «Алиасы, группы и catch-all».

Шаг 6. Подключите программы и телефоны

Сотрудник может сразу открыть веб-почту и войти адресом и паролем своего ящика. Для телефона и компьютера:

• iPhone, iPad и Mac. В кабинете в разделе Почтовые программы выберите ящик и скачайте профиль: после установки почта настроится сама. Инструкция: «iPhone и iPad».
• Android, Outlook, Thunderbird. Выберите тип аккаунта IMAP и введите серверы imap.x-mail.ru (порт 993) и smtp.x-mail.ru (порт 465). Все параметры: «Серверы и порты».

Какую программу кому выбрать, разобрано в статье о почтовых программах.

Шаг 7. Если почта на домене уже была

Если раньше почта домена работала у другого сервиса, не меняйте MX сразу. Сначала создайте ящики, затем во вкладке Перенос почты запустите перенос писем из старых ящиков. Когда первый проход закончится, смените MX и через несколько часов запустите повторный проход: он заберёт письма, которые успели прийти на старый сервис. Так ни одно письмо не потеряется.

Проверьте, что всё работает

1. Отправьте письмо с нового ящика на свой личный адрес на другом сервисе и ответьте на него. Письмо должно прийти во «Входящие», ответ должен вернуться.
2. В полученном письме откройте заголовки (в веб-интерфейсах это обычно пункт «Показать оригинал» или «Свойства письма»). В строке Authentication-Results должны быть spf=pass и dkim=pass.
3. Попросите коллегу написать на общий адрес и убедитесь, что письмо пришло всем участникам группы.

Что настроить в первую неделю

Почта уже работает, но несколько настроек сделают её удобнее и надёжнее:

• Записи автонастройки. Необязательные записи autoconfig и SRV позволяют Thunderbird и Outlook находить серверы сами по адресу ящика. Список есть в справке «Записи DNS», добавляются они у регистратора так же, как MX.
• Отчёты DMARC. Если вы добавили DMARC с адресом postmaster@, создайте такой ящик или алиас на ответственного, иначе отчёты будут отклоняться.
• Подписи. Договоритесь об едином виде подписи: имя, должность, телефон, сайт. Подпись задаётся в веб-почте или в почтовой программе каждого сотрудника.
• Помощник. Если почтой будет заниматься офис-менеджер или подрядчик, пригласите его в разделе Команда и откройте только нужные домены, а не передавайте свой вход.
• Журнал входов. Загляните во вкладку Статистика: там видно, кто из сотрудников уже начал пользоваться почтой и откуда входит.

Если место в домене начнёт заканчиваться, при заполнении 80% придёт письмо. Сколько занимает каждый ящик, видно в той же вкладке Статистика.

Частые ошибки

• Две записи SPF. Получатели считают это ошибкой, и письма чаще попадают в спам. Запись SPF должна быть одна.
• Старые MX не удалены. Часть писем продолжит уходить на прежний сервер.
• Имя продублировано. Некоторые панели сами дописывают домен, и запись превращается в xm1._domainkey.company.ru.company.ru. Указывайте только xm1._domainkey.
• Ключ DKIM обрезан. Скопируйте значение целиком. Если панель делит его на части по 255 символов, это нормально.
• Один ящик на всех. Общий пароль невозможно отозвать у одного человека. Делайте личные ящики и группы.