Как выбрать домен для корпоративной почты

Домен для почты выбирают один раз и надолго: его печатают на визитках, вписывают в договоры и диктуют по телефону. Сменить его потом можно, но это месяцы с двумя адресами и письмами, которые уходят на старый. Ниже вопросы, которые стоит решить до регистрации.

Домен сайта или отдельный

Если у компании уже есть сайт, почту почти всегда стоит подключить к тому же домену. Клиенты видят один и тот же адрес на сайте и в письмах, а это само по себе внушает доверие. Технически сайт и почта не мешают друг другу: сайт работает по записям A и CNAME, почта по записям MX, SPF и DKIM, и их можно обслуживать у разных компаний.

Отдельный домен для почты нужен редко. Например, когда сайт принадлежит не компании, а франшизе или маркетплейсу, или когда у компании несколько брендов, а договоры и счета идут от одного юридического лица. В последнем случае удобно подключить все домены в один аккаунт: сотрудники работают в своих ящиках, а адреса брендов делаются алиасами.

Какую зону выбрать

Для компании, которая работает в России, привычнее всего .ru: адрес на нём легко продиктовать, и у клиентов он не вызывает вопросов. Если короткое имя в .ru занято, смотрят на .com, .рф или отраслевые и городские зоны. Технически для почты зона не важна, все они работают одинаково.

Выбирая зону, проверьте две вещи. Во-первых, правила регистрации: некоторые зоны требуют документы или доступны только определённым организациям. Во-вторых, как адрес звучит вслух. Собеседник, услышав «инфо собака компания точка ком», вполне может написать на .ru. Если основной домен в редкой зоне, имеет смысл зарегистрировать и тот же адрес в .ru, чтобы перехватывать такие письма алиасами.

Каким должно быть имя

• Коротким. Адрес почты длиннее самого домена: i.petrova@stroymontazh-service.ru неудобно диктовать и легко написать с ошибкой.
• Однозначным на слух. Избегайте звуков, которые записывают латиницей по-разному: «щ», «ж», «ц», «я», «ю». Один пишет sh, другой sch, и письмо уходит в никуда.
• Без лишних дефисов и цифр. Их приходится проговаривать отдельно, а «2» легко превращается в «two» или «dva».
• Похожим на название компании. Клиент должен узнать ваше письмо по адресу отправителя, не открывая его.

Простой способ проверить имя: продиктуйте адрес коллеге по телефону и попросите записать. Если он переспрашивает или ошибается, поищите вариант проще.

Кириллический домен для почты

Домен вроде пример.рф красиво смотрится на вывеске, и его легко запомнить. Для почты у него есть особенности:

• имя ящика до знака @ пишется латиницей, поэтому адрес получается смешанным: info@пример.рф;
• внутри DNS и почтовых систем такой домен хранится в техническом виде, начинающемся с xn--, и некоторые программы показывают его именно так;
• часть форм на сайтах и в сервисах не принимает кириллицу после @, и вашим сотрудникам придётся вводить технический вид адреса.

Если кириллический домен важен для бренда, хорошая схема такая: сайт на .рф, а почта на латинском домене с тем же названием. В x-mail.ru можно подключить оба: латинский для ящиков сотрудников, кириллический с алиасами на них.

Где регистрировать домен

Домен регистрируется у аккредитованного регистратора, и для почты подходит любой. Перед покупкой проверьте одно: в панели регистратора или хостинга, где будет обслуживаться DNS, можно добавлять записи MX, TXT, CNAME и желательно SRV. Почти все панели это умеют, но у некоторых тарифов с конструктором сайта редактирование DNS ограничено.

Если домен покупает подрядчик вместе с сайтом, попросите, чтобы он сразу оформил домен на компанию и передал вам доступ к кабинету регистратора. Пошаговые инструкции по записям для популярных панелей есть в справке: REG.RU, RU-CENTER, Timeweb, Beget, Cloudflare.

Если компания сменила название

При смене бренда почту не обязательно переводить на новый домен в один день. Удобный порядок такой:

1. Подключите новый домен в тот же аккаунт и создайте на нём ящики сотрудников.
2. Перенесите письма из старых ящиков в новые мастером переноса.
3. Старые ящики удалите навсегда, а на старом домене создайте алиасы с прежними адресами, которые доставляют письма в новые ящики.
4. Продлевайте старый домен ещё несколько лет: клиенты и сервисы будут писать на него долго, а освободившийся домен может зарегистрировать кто угодно и получать вашу почту.

На кого регистрировать домен

Домен должен принадлежать компании или ИП, а не сотруднику, дизайнеру или веб-студии. Владелец домена у регистратора и есть хозяин всей почты компании: он может сменить записи DNS и увести письма куда угодно. Споры о доменах с бывшими подрядчиками тянутся долго, а работа в это время стоит.

• Регистрируйте домен на юридическое лицо или ИП с актуальными данными.
• Доступ к кабинету регистратора храните у руководителя, подрядчику давайте доступ только к управлению DNS, если регистратор так умеет.
• Контактный адрес у регистратора укажите такой, который не зависит от самого домена. Если домен перестанет работать, письма регистратора на адрес этого же домена вы не получите.

Продление: почта зависит от домена

Домен регистрируется на срок, обычно на год. Если его не продлить, записи DNS перестают работать, и вместе с сайтом останавливается почта: письма на ваши адреса перестают доставляться. Включите автопродление у регистратора, держите на счёте запас и проверьте, на какой адрес приходят напоминания.

Почта в x-mail.ru оплачивается отдельно от домена. На бесплатном тарифе платить за почту не нужно вовсе, но домен у регистратора всё равно надо продлевать.

Если доменов несколько

У компании часто бывает старый домен, домен второго бренда или тот же адрес в другой зоне. Их не обязательно бросать:

• подключите дополнительный домен в тот же аккаунт;
• во вкладке Алиасы и группы создайте на нём адреса, которые доставляют письма в ящики основного домена;
• если нужно отвечать от адреса дополнительного домена, разрешите отправку от алиаса.

Так клиенты, которые помнят старый адрес, продолжают до вас дописываться, а сотрудники работают в одном ящике. Бесплатно в аккаунте можно держать до 3 доменов.

Короткий чек-лист

1. Если есть сайт, берите его домен.
2. Имя короткое, однозначное на слух, без «щ», «ж» и лишних дефисов.
3. Для работы в России привычнее .ru, кириллический домен лучше дополнить латинским.
4. Домен на компанию, доступ к регистратору у руководителя.
5. Автопродление включено, напоминания приходят на независимый адрес.

Когда домен выбран, подключение почты занимает полчаса: пошаговая инструкция.