Сколько ящиков нужно компании: личные ящики, общие адреса и группы

Вопрос «сколько ящиков нужно» на деле означает «как устроить адреса компании». В x-mail.ru число ящиков не ограничено на любом тарифе, поэтому думать стоит об удобстве: кто получает письма клиентов, кто за них отвечает и что будет, когда сотрудник уйдёт.

Личный ящик каждому сотруднику

У каждого, кто переписывается с клиентами, партнёрами или коллегами, должен быть свой ящик и свой пароль. Это не формальность:

• пароль одного человека можно сменить, не мешая остальным;
• в журнале входов видно, кто и откуда заходил;
• при уходе сотрудника его ящик отключается или передаётся, а не остаётся открытым для всех;
• письма клиенту приходят от конкретного человека, и он знает, кому отвечать.

Объём 5 ГБ на бесплатном тарифе общий для всех ящиков домена, так что лишний ящик не отнимает место сам по себе. Если один ящик разрастается за счёт остальных, ему можно задать личную квоту.

Как называть личные адреса

Выберите одну схему и применяйте её ко всем, иначе через год адреса превратятся в набор случайных имён, и клиенты будут путаться. Распространённые варианты:

Договоритесь о транслитерации: «Щукин» можно записать как shchukin или schukin, «Юлия» как yulia или iuliia. Удобно использовать ту же транслитерацию, что в загранпаспорте сотрудника. В имени ящика можно использовать латинские буквы, цифры, точку, дефис и подчёркивание.

Не используйте в адресах прозвища и должности вместо имён: manager2@ через полгода ничего не говорит ни клиентам, ни вам. Должности хороши для общих адресов, о них ниже.

Какие общие адреса обычно нужны

• info@: адрес с сайта и визиток, на который пишут все, кто не знает, кому писать;
• sales@ или zakaz@: заявки и заказы, отдел продаж;
• buh@: счета, акты, сверки;
• support@: вопросы клиентов, если у вас есть поддержка;
• hr@ или job@: отклики на вакансии;
• postmaster@: служебные письма и отчёты DMARC, о которых в статье про SPF, DKIM и DMARC.

Начните с двух-трёх адресов, которые действительно будете указывать клиентам. Добавить новый общий адрес можно в любой момент за минуту.

Три способа сделать общий адрес

Группы и алиасы создаются во вкладке Алиасы и группы: укажите адрес, вид «Алиас» или «Группа рассылки» и получателей. Получателями могут быть ящики любых доменов вашего аккаунта. Пересылать письма группы на внешние адреса нельзя, для этого есть пересылка в карточке ящика. Подробно: «Алиасы, группы и catch-all».

Как отвечать от общего адреса и не отвечать дважды

Отметьте у группы «Получатели могут отправлять письма от этого адреса». Тогда каждый участник добавляет sales@ как дополнительного отправителя в своей почтовой программе и отвечает клиенту от общего адреса. Отправить письмо от чужого адреса без такого разрешения сервер не даст.

Когда письмо получают все участники группы, появляется риск, что ответят двое или никто. Простые правила помогают:

• отвечая клиенту, ставьте sales@ в копию: коллеги увидят, что письмо уже взято;
• закрепите дежурного на день или распределите клиентов по менеджерам;
• если заявок много, заявки с сайта отправляйте в группу, а дальше ведите переписку из личного ящика.

Catch-all: письма на любые адреса

Catch-all собирает письма на несуществующие адреса домена в выбранный ящик. Он выключен по умолчанию: на случайные адреса приходит в основном спам. Включайте его, только если клиенты часто ошибаются в адресах, и назначьте человека, который будет разбирать такой ящик. Отправлять письма от имени catch-all нельзя.

Подрядчики, стажёры и временные сотрудники

Людям, которые работают с компанией временно, тоже лучше дать адрес на вашем домене, а не переписываться с клиентами с их личных ящиков. Так переписка остаётся у компании.

• Создайте обычный ящик. Если человек хочет читать письма у себя, настройте в карточке ящика пересылку на его адрес, с копией в ящике.
• Когда работа закончена, отключите ящик: войти и отправлять нельзя, письма продолжают приходить, их можно переслать коллеге.
• Не добавляйте временных сотрудников в группы с правом отправки от общего адреса, если в этом нет необходимости.

Личная квота: когда она нужна

Объём домена общий, и обычно это удобно: место распределяется само. Но иногда один ящик, например бухгалтерии или ящик, куда приходят сканы, растёт быстрее остальных и может занять всё место. Тогда задайте ему личную квоту в карточке ящика, в блоке Основное. Ящик получит не больше своей квоты: при заполнении 95% в него придёт служебное письмо, а когда квота заполнится полностью, письмо получит владелец аккаунта. Остальные ящики домена это не затронет. Подробнее: «Место и тарифы».

Частые ошибки планирования

• Один ящик на отдел с общим паролем. Невозможно понять, кто что отправил, и нельзя отозвать доступ у одного человека.
• Личные адреса на визитках вместо общих. Когда менеджер уходит, клиенты продолжают писать на его адрес.
• Разные схемы имён. anna@, petrov@ и s.ivanova@ в одной компании выглядят случайно и путают клиентов.
• Рабочие сервисы на личных адресах. Рекламные кабинеты, банк и маркетплейсы лучше регистрировать на общие адреса, чтобы доступ не уходил вместе с сотрудником.

Пример схемы для команды до 20 человек

• личные ящики по схеме «инициал и фамилия латиницей», например a.petrova@, для всех сотрудников, создаются списком из CSV;
• info@: группа из руководителя и офис-менеджера;
• sales@: группа менеджеров продаж с правом отправки;
• buh@: группа из бухгалтера и руководителя, либо ящик бухгалтерии, если он подключён к 1С;
• director@: алиас на личный ящик руководителя;
• postmaster@: алиас на ответственного за почту.

Если сотрудников много, ящики удобнее создавать списком: кнопка Импорт из CSV во вкладке Ящики создаёт до 500 ящиков за раз, пароли можно оставить пустыми, и кабинет сгенерирует их сам. Управление отдельными доменами можно доверить коллегам в разделе Команда.

Что делать с адресами, когда люди уходят: почта ушедшего сотрудника. Как подключить общие и личные адреса к программам: выбор почтовой программы.