Почта сотрудника, который уходит из компании

Уход сотрудника не должен означать потерю писем клиентов или открытый доступ к рабочей переписке. Ниже порядок действий: что сделать в последний день, как поступить с письмами и как через несколько месяцев аккуратно закрыть адрес.

В последний день: закройте доступ

1. Смените пароль ящика. В кабинете откройте вкладку Ящики, карточку ящика и блок Пароль. После смены все программы и телефоны, подключённые со старым паролем, отключатся и попросят новый. Пароль удобно сгенерировать.
2. Проверьте пересылку и автоответ в той же карточке. Если сотрудник настроил пересылку на свой личный адрес, письма компании продолжат уходить ему. Очистите поле пересылки.
3. Уберите его из групп. Во вкладке Алиасы и группы исключите его ящик из получателей sales@, info@ и других общих адресов и добавьте туда преемника.
4. Закройте доступ к кабинету, если сотрудник был менеджером: раздел Команда, кнопка Убрать.

Смена пароля важнее всего: сотрудник мог сохранить пароль на личном телефоне или домашнем компьютере, и без смены он продолжит видеть всю новую почту.

Если расставание непростое

Когда уход сотрудника связан с конфликтом, доступ закрывают до разговора, а не после него. Порядок тот же, но всё делается за несколько минут подряд:

• сначала уберите сотрудника из раздела Команда, если у него был доступ к кабинету: иначе он сможет сам сменить пароли или настроить пересылку;
• затем смените пароль его ящика и очистите пересылку;
• загляните в журнал входов во вкладке Статистика: если после смены пароля появились попытки входа, это видно там;
• проверьте общие адреса с правом отправки: исключите его ящик из получателей, чтобы он не мог писать клиентам от имени компании.

Письма ящика при этом никуда не деваются, решение о них можно принять спокойно на следующий день.

Решите, что будет с письмами

Дальше есть три варианта. Выбор зависит от того, приходит ли на место сотрудника кто-то другой и нужно ли отвечать от его адреса.

Вариант 1. Передать ящик коллеге

После смены пароля передайте новый пароль преемнику. Ему не обязательно настраивать второй аккаунт в программе: в веб-почте можно добавить ящик предшественника как дополнительный и переключаться между ним и своим ящиком в одном окне. Так преемник видит всю историю переписки с клиентами и отвечает от того же адреса, к которому клиенты привыкли.

Если имя в ящике было личным, поменяйте его в карточке ящика, в блоке Основное: по нему коллеги находят ящик в списке.

Вариант 2. Отключить ящик и пересылать письма

1. В карточке ящика, в блоке Пересылка, укажите адрес коллеги. Можно указать до 5 адресов через запятую или с новой строки.
2. Отметьте «Оставлять копию в этом ящике», если письма должны сохраняться и в старом ящике.
3. В блоке Отключение и удаление нажмите Отключить.

В отключённый ящик нельзя войти, и с него нельзя отправлять, но письма приходят и пересылаются. Пересланные письма считаются в лимит пересылки ящика. Включить ящик обратно можно кнопкой Включить в той же карточке. Подробнее о пересылке: «Автоответ и пересылка».

Если писем на этот адрес приходит много и коллеге неудобно получать их в личный ящик, вместо пересылки лучше вариант 1.

Автоответ для собеседников

Пока ящик работает, полезно включить автоответ: в карточке ящика, блок Автоответ. Например: «Анна Петрова больше не работает в компании. По вопросам заказов пишите на sales@company.ru или звоните по телефону ...». Можно задать даты начала и окончания. Одному отправителю автоответ приходит не чаще раза в сутки, а на рассылки и спам не отправляется.

Вариант 3. Удалить ящик и оставить адрес алиасом

Через несколько месяцев, когда история переписки больше не нужна, а на старый адрес всё ещё изредка пишут, адрес можно превратить в алиас. Адрес не может быть одновременно ящиком и алиасом, поэтому порядок такой:

1. Сохраните нужные письма. Например, подключите старый ящик и ящик преемника в Thunderbird и перетащите нужные папки из одного в другой.
2. Удалите ящик. Кнопка Удалить в карточке ящика. Ящик уходит в корзину на 30 дней, всё это время его можно восстановить, а письма на его адрес не принимаются.
3. Удалите навсегда. В корзине во вкладке Ящики нажмите Удалить навсегда. Письма стираются без возможности восстановления, место освобождается, адрес снова свободен.
4. Создайте алиас с тем же адресом во вкладке Алиасы и группы и выберите ящик преемника. Если нужно отвечать от старого адреса, отметьте право отправки.

Место в объёме домена

Отключённый ящик и ящик в корзине продолжают занимать место в общем объёме домена. Если места мало, сначала удалите из старого ящика рассылки и крупные вложения. Сколько занимает каждый ящик, видно во вкладке Статистика. Если отключённых ящиков накопилось много, это повод пройтись по ним и решить, какие можно удалить.

Сервисы, зарегистрированные на его адрес

Часто рабочий адрес сотрудника служит логином в сервисах компании: в рекламных кабинетах, у поставщиков, на маркетплейсах, в банке. Письма для восстановления пароля приходят именно туда. Поэтому не удаляйте ящик сразу: сначала перепривяжите такие сервисы на общий адрес или адрес преемника. Чтобы в будущем этой проблемы не было, регистрируйте рабочие сервисы на общие адреса, а не на личные.

Короткий чек-лист

1. Пароль ящика сменён в последний день.
2. Пересылка на личные адреса сотрудника удалена.
3. Ящик исключён из групп, туда добавлен преемник.
4. Доступ к кабинету убран, если он был.
5. Выбран вариант: передать, отключить с пересылкой или позже сделать алиас.
6. Сервисы, где адрес служил логином, перепривязаны.

Как устроены общие адреса и группы: личные ящики, общие адреса и группы. Как защитить ящики от взлома: защита рабочей почты.